Vad kostar en tom lägenhet? Räkna på vakansen

De flesta förvaltningar vet sin vakansgrad som procenttal. Betydligt färre vet vad en enskild tom lägenhet kostar per dygn – och det är den siffran som gör att man prioriterar rätt när det är ont om tid.

Räkna ut dygnskostnaden

Grunduträkningen är enkel:

Månadshyra × 12 ÷ 365 = förlorad intäkt per dygn

En lägenhet med 9 500 kronor i månadshyra kostar alltså cirka 312 kronor per dygn i utebliven intäkt. Tre veckors extra vakans är 6 500 kronor – ungefär en halv månadshyra som aldrig kommer tillbaka.

Men den siffran är för låg, för den räknar bara bortfallet. Lägg till:

• Drift som löper vidare: värme, el på gemensamma delar, försäkring, avskrivningar. De försvinner inte för att ingen bor där.
• Åtgärder mellan hyresgäster: målning, städning, eventuella reparationer.
• Arbetstiden: visningar, urval, avtalsskrivning. Två timmar av en förvaltares tid är en reell kostnad.

En rimlig tumregel: räkna med att den verkliga kostnaden ligger 15–25 procent över den rena hyresförlusten. I exemplet ovan alltså snarare 360–390 kronor per dygn.

Var dagarna försvinner

Först en avgränsning som är lätt att göra fel: vakansen börjar när den betalande hyresgästen flyttar ut. Under uppsägningstiden löper hyran vidare och kostar er ingenting. Räknar man in den tiden i vakansen blåser man upp både dagarna och kronorna. Mät den separat, som förberedelsetid – det är den enda period ni kan använda för att korta de tre som faktiskt kostar.

Dela upp den faktiska vakansen i tre steg och mät varje för sig:

1. Avflyttning till åtgärdat – besiktning, målning, städning, reparationer.
2. Åtgärdat till tecknat avtal – annons, visningar, urval, kontraktsskrivning.
3. Tecknat avtal till inflyttning – ofta bortglömt, men här ligger dagar som ingen betalar för.

Nästan alla som mäter det här första gången blir förvånade över steg 1. Det är sällan uthyrningen som tar tid – det är väntan på en hantverkare, eller att ingen visste att lägenheten var klar att besiktiga. Och det är dagar som ni betalar för, till skillnad från uppsägningstiden.

Det som faktiskt kortar tiden

Börja annonsera vid uppsägning, inte vid avflyttning. Om ni vet att lägenheten blir ledig den sista i månaden finns det ingen anledning att vänta med annonsen. Publicera med tillträdesdatum, samla intresseanmälningar under tiden.

Boka åtgärderna innan lägenheten är tom. Den tidiga avflyttningsbesiktningen ger er en lista på vad som ska göras. Boka hantverkaren då, inte efter slutbesiktningen.

Ha en kö som är aktuell. En intresselista där hälften har flyttat eller redan hittat annat kostar mer tid än den sparar. Rensa den, eller be om aktiv bekräftelse med jämna mellanrum.

Mät ledtiden per objekt, inte bara snittet. Snittet döljer de fem lägenheter som stått i fyra månader. Det är dem ni tjänar pengar på att titta närmare på.

Ett räkneexempel

Ett bestånd på 120 lägenheter med snitthyra 9 000 kronor och 12 procent årlig omsättning: cirka 14 avflyttningar per år.

• Genomsnittlig vakans 45 dagar: 14 × 45 × 296 kr ≈ 186 000 kr/år
• Genomsnittlig vakans 30 dagar: 14 × 30 × 296 kr ≈ 124 000 kr/år

Femton dagars förkortad ledtid är alltså värd drygt 60 000 kronor om året i det här beståndet – utan en enda höjd hyra. Det motsvarar ungefär vad ett förvaltningssystem kostar, vilket är ett hederligare argument än de flesta som används i branschen.

Följ det löpande

Vakansen är en av få siffror som är både lätt att mäta och direkt kopplad till en åtgärd. Har ni annonser, intresseanmälningar och avtal i samma system går ledtiden att räkna fram automatiskt i stället för att sammanställas för hand en gång per kvartal – och då hinner ni agera medan det fortfarande spelar roll.

Läs mer om uthyrningsflödet i hyresavtal och uthyrning, och om vad som går att följa upp löpande i digital fastighetsförvaltning.