Följa upp ett ärende

Syfte

• Hantera status, prioritet, ansvarig och SLA för ett enskilt ärende.
• Dokumentera dialogen med hyresgäster eller leverantörer i kommentarsfältet.
• Dela filer såsom bilder, kvitton och protokoll.
• Tilldela underleverantörer och skicka e-post direkt från ärendet.

Så arbetar du här

1. Uppdatera rubriken och beskrivningen vid behov – ändringar sparas direkt vid fokusbyte.
2. I sektionen Ärendeinformation ändrar du status, prioritet, fastighet, ansvarig och SLA-deadline. Alla uppdateringar syns direkt i listor och kanban.
3. Lägg till kommentarer för att dokumentera arbetet. @-mentions stöds via fritext och notifierar ansvariga.
4. Hantera bilagor genom att dra in filer eller använda filväljaren. Varje fil kan förhandsgranskas, laddas ned eller tas bort.
5. Tilldela underleverantör: I sektionen Underleverantör kan du välja en underleverantör som ska arbeta med ärendet. Du kan bara tilldela en underleverantör åt gången.
6. Skicka e-post till underleverantör: Klicka på "Skicka e-post" för att öppna e-postformuläret. Här kan du:

- Välja underleverantör - Välja en e-postmall för att förifylla ämne och meddelande - Anpassa meddelandet efter behov - Lägga till bilagor - Skicka e-posten direkt

1. E-posthistorik: Alla e-postmeddelanden som skickats eller mottagits i samband med ärendet visas i e-postsektionen. Du kan markera meddelanden som lästa.
2. Byt etiketter, uppdatera särskilda fält eller avsluta ärendet när arbetet är klart.

Tips

• När SLA-datum är satt visas en tydlig indikator i listläget. Rensa värdet med krysset bredvid datumfältet om kravet inte längre gäller.
• Kommentera alltid större statusändringar för att lämna spårbarhet i historiken.
• Bilagor kan märkas som känsliga i efterhand via filbiblioteket om du behöver begränsa åtkomst.
• Använd e-postmallar för att snabbt skicka standardiserade meddelanden till underleverantörer. Mallar kan skapas och hanteras under Inställningar > E-postmallar.
• När du väljer en e-postmall i e-postformuläret förifylls ämne, meddelande och typ automatiskt. Du kan sedan redigera innehållet efter behov innan du skickar.
• E-postmallar filtreras automatiskt baserat på vald underleverantörs kategori och typ. Kategorispecifika mallar visas först.